Các chủ doanh nghiệp bắt đầu nhận ra xu hướng dịch vụ phần mềm giống như khi họ đăng ký sử dụng dịch vụ truyền hình ở nhà. Qúy vị nhớ lại khi mình đăng ký gói truyền hình cáp, các gói dịch vụ thường bao gồm rất nhiều kênh mà quý vị không cần, chỉ để thấy rằng chi phí ngày càng tăng và giá trị cảm nhận giảm. Hiện nay, tình trạng này cũng diễn ra tương tự với các gói dịch vụ cộng tác (collaboration software) khi các tính năng không cần thiết (và chi phí tăng) ngày càng được thêm vào. Qúy vị có thấy rằng đã đến lúc cắt giảm chi phí bằng cách chỉ sử dụng các tính năng cần thiết và loại bỏ các tính năng không cần?

Các dịch vụ phần mềm cloud đã thay đổi cuộc chơi ứng dụng văn phòng.

Các dịch vụ cloud đã chỉ chiếm một phần nhỏ trong ngân sách IT trước đây. Còn bây giờ thì sao? Chúng đã phình to ra và chiếm đến khoảng 25% tổng chi phí IT trong doanh nghiệp nhỏ và vừa, theo báo cáo mới nhất của Spiceworks Ziff Davis 2021 . Các giải pháp văn phòng, sao lưu trực tuyến, email chiếm đến 42% chi phí dịch vụ cloud của các doanh nghiệp nhỏ, và tốc độ tăng hằng năm sẽ là ở mức 2 con số. Nếu quý vị là một chủ doanh nghiệp nhỏ, quý vị có thể thực sự bận rộn trong việc điều hành công việc kinh doanh của mình đến mức quý vị thậm chí không nhận ra giá đang leo thang không ngừng.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bị "mắc kẹt"  với một số nhà cung cấp gói dịch vụ lớn để đáp ứng nhu cầu phần mềm của mình. Họ có rất ít lựa chọn, và thường là khá đắt tiền. Tuy nhiên sự xuất hiện ngày càng nhiều doanh nghiệp cung cấp  dịch vụ theo mô hình SaaS (software as a service) đã góp phần thay đổi cuộc chơi:

  • Đổi mới rất nhiều - khi các công ty phần mềm mới dựa trên mô hình SaaS tung ra “các dịch vụ phải có” tập trung vào giải quyết một vấn đề cụ thể, như lưu trữ, cộng tác hoặc hội nghị.
  • Chi phí rẻ hơn.
  • Sản phẩm được cải tiến liên tục, ngay cả khi doanh nghiệp không muốn hoặc không cần.

Vâng, sự phát triển này cũng đem đến một hỗn hợp. Các dịch vụ SaaS có nghĩa là các doanh nghiệp đang trả nhiều tiền hơn cho nhiều dịch vụ hơn, nhưng mặt khác, họ đang nhận được chính xác phần mềm tốt nhất mà họ muốn, với giá trị cảm nhận cao hơn.

Không có gì ngạc nhiên khi những nhà cung cấp lớn về email và phần mềm văn phòng đã phát hiện ra rằng họ có thể tận dụng động lực mới này. Họ bắt đầu mua lại hoặc xây dựng các dịch vụ của riêng mình để cạnh tranh với các dịch vụ của bên thứ ba. Sau đó, họ đóng gói các dịch vụ như cộng tác và chia sẻ tệp tin với những dịch vụ “cần phải có” của doanh nghiệp như email và lập lịch. Những lời phàn nàn xuất hiện khi chi phí bắt đầu tăng cao để giải thích cho tất cả chức năng “mới” này. Ví dụ, chỉ vào năm ngoái, Google đã tăng giá phiên bản G Suite Business của mình thêm 24 đô la mỗi năm cho mỗi người dùng.

Chi phí tiếp tục tăng, tăng và tăng!

Cũng giống như trong ứng dụng hội nghị video trực tuyến hiện nay, các doanh nghiệp thường đăng ký nhiều dịch vụ phần mềm doanh nghiệp để đáp ứng mọi nhu cầu của họ. Họ bị mắc kẹt với sự bó buộc cồng kềnh nhiều tính năng từ các nhà cung cấp dịch vụ lớn, trong khi cũng đăng ký sử dụng thêm các dịch vụ tốt nhất từ các nhà cung cấp chuyên biệt khác cho các dịch vụ mà họ thực sự thích và nhân viên cũng như khách hàng của họ đã sử dụng để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của họ.

Qúy vị đang trả ngày càng nhiều tiền hơn cho các dịch vụ. Qúy vị trả tiền riêng lẻ cho các dịch vụ mà mình muốn, đồng thời trả ngày càng nhiều hơn cho các gói dịch vụ với nhiều tính năng dư thừa từ với giá trị cảm nhận giới hạn từ các nhà cung cấp lớn.

Ta lấy ví dụ với Sophia, một chủ doanh nghiệp nhỏ, với 25 nhân viên và đang sử dụng Gsuite của Google. Sophia cũng đăng ký sử dụng dịch vụ Zoom để hội họp trực tuyến (mặc dù cô ấy đã có tính năng Google Meet của Gsuite), và đồng thời cũng đang trả tiền cho dịch vụ Dropbox cho mục đích lưu trữ và chia sẻ file (mặc dù cô ấy cũng có thể dùng tính năng tương tự Google Drive). Cô ấy có thể ngừng thuê bao Zoom và Dropbox để cắt giảm chi phí, tuy nhiên cô ấy lại thực sự thích các dịch vụ này và đồng nghiệp, khách hàng cũng đã biết cách sử dụng thành thạo. Vì vậy, Sophie bị mắc kẹt trong việc trả thêm tiền hoặc chấp nhận sử dụng các dịch vụ của Google mà cô ấy không yêu thích. Nếu cô ấy giữ mọi thứ, chi phí của cô ấy đối với Google, Zoom và Dropbox có thể lên đến con số khá lớn là 1000USD mỗi tháng.

Giá cả ngày càng tăng cao này đang khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp nhỏ xem xét chi tiêu của họ, đặc biệt là chi phí cho các gói dịch vụ cộng tác và email. Và không chỉ là các doanh nghiệp nhỏ, các tổ chức chính phủ, trường đại học và các tổ chức tài chính cũng đang cảm thấy bị siết chặt và tìm kiếm một sự thay đổi.

Doanh nghiệp không khác gì người tiêu dùng cá nhân. Họ không muốn trả giá quá cao cho những gì họ không muốn, không cần và sẽ không sử dụng. Điều họ muốn là có các phần mềm chủ chốt, tiết kiệm chi phí và ổn định. Hãy kiểm tra hóa đơn thanh toán cho các bộ dịch vụ phần mềm cộng tác của doanh nghiệp và xem đã đến lúc Qúy vị cắt giảm chi phí cho các bộ phần mềm trọn gói này chưa.

Tham khảo bài viết gốc tại đây.