Bài viết cũng được tham khảo của L.Mark Stone, một đối tác cao cấp của Zimbra, tại đây.

Chúng tôi thường nhận được câu hỏi, đại loại như: "Có phải Zimbra vẫn là giải pháp email tốt nhất, so sánh thế nào với Office365?". Câu hỏi thường xuất phát từ phòng IT và thường tập trung vào khía cạnh kỹ thuật của giải pháp. Câu trả lời thiên về kỹ thuật sẽ không làm thỏa mãn cấp quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, trong bài viết này chúng tôi sẽ nêu ra cách tiếp cận cấp độ quản lý để trả lời cho câu hỏi này. Cách để trả lời câu hỏi này là chúng ta hỏi một câu hỏi khác, đó là: "Công việc hay lĩnh vực hoạt động của công ty bạn là gì?", và tiếp theo đó là "Đâu là công cụ tốt nhất để hoàn thành công việc mà công ty đang thực hiện?". Chiếc card đồ họa chip 1080 cực mạnh, nhưng dùng nó để xử lý tác vụ Microsoft Word thì không phù hợp. Cũng giống như vậy, điều cần thiết nhất là chúng ta cần hiểu rõ nhân viên công ty truy cập, sử dụng email, các công cụ cộng tác (đặt lịch, chia sẻ file, chat, v.v...) như thế nào trước khi có thể kết luận rằng Zimbra hay Office365 là công cụ tốt nhất.

Tóm tắt:

Zimbra:

  • Là giải pháp có tổng chi phí chủ sở hữu thấp nhất.
  • Có các tính năng lõi mạnh và tốt.
  • Có hiệu năng cao hơn (khi được cài đặt đúng cách).
  • Có tính tương thích cao với các ứng dụng của bên thứ 3, đặc biệt trên di động.
  • Dựa trên các thành phần nguồn mở.

Microsoft Office365, tuy nhiên lại cung cấp tập tính năng nhiều hơn Zimbra, và do được hậu thuẫn bởi nguồn ngân sách lớn hơn nên có sự thay đổi nhanh hơn.

Cả bản thân Zimbra lẫn Office365 lại chưa có đủ các tính năng mà doanh nghiệp cần như bảo mật, ngăn thất thoát dữ liệu (DLP), tuân thủ các quy định về an ninh thông tin, phục hồi sau thảm họa, nên thường cần đi kèm với giải pháp từ Barracuda, Mimecast, v.v...

Bây giờ chúng ta sẽ đi vào từng mục.

So sánh về chi phí

Tùy chọn Office365 Essentials không có nhiều tính năng bằng Zimbra Professional Edition. Một mailbox Office365 Essentials có giá hằng năm là 96USD/mailbox cho dung lượng 50GB. Ở Việt Nam, chưa có nhà cung cấp (ISP) nào bán Zimbra hosting, tuy nhiên mức giá tham khảo vào khoảng 50-60USD/mailbox/năm cũng với dung lượng 50GB, thấp hơn khoảng 40%. Thật ra, Zimbra Professional Edition đi kèm một số tính năng (như e-discovery) mà Office365 Essentials không có. Bạn cần mua Office365 Premium để có tính năng này và khi này cần đến 240USD/mailbox/năm.  Tuy nhiên khi này vẫn chưa hoàn toàn đáp ứng tiêu chuẩn HIPAA (Quy tắc bảo vệ dữ liệu sức khỏe y tế).

Nhưng Office365 Premium lại bao gồm các ứng dụng văn phòng như Word, Excel, Power Point. Bạn có thể mua bộ ứng dụng văn phòng này với giá 99USD/account/năm. Như vậy nếu trừ vào chi phí Office365 Premium khi so sánh với Zimbra thì bạn sẽ cần 141USD/mailbox/năm (và có nhiều tính năng hơn Zimbra PE).

So sánh tính năng lõi

Mặc dù cả Zimbra và Office365 đều có cùng một tập các tính năng email, cộng tác, hầu hết các người dùng email "cao độ" đều đánh giá cao Zimbra hơn. Ví dụ, tính năng tìm kiếm trong zimbra trả về kết quả hợp lý và chính xác hơn, và người dùng có thể dễ dàng tinh chỉnh kết quả tìm kiếm hơn so với trong giao diện tìm kiếm của Office365.

Tương tự, chức năng "kéo và thả" trong Zimbra giúp nâng cao năng suất làm việc hơn so với Office365.  Ví dụ, người dùng có thể kéo và thả email vào lịch làm việc nhỏ trên giao diện web để tạo cuộc hẹn/họp: tất cả người dùng đang tham gia vào luồng email này đều được mời, tất cả file đính kèm trong email đều được gửi kèm trong yêu cầu mời họp, và toàn bộ email liên quan đều được đưa vào ghi chú gửi kèm lời mời. Vì thế nếu bạn có mời thêm một người tham gia, anh/chị ta sẽ có tất cả thông tin cần thiết nhanh chóng mà bạn không cần phải forward lại cho họ các email cũ đã trao đổi.

Hiệu suất

Ngay từ đầu, Zimbra đã được thiết kế để phục vụ từ vài chục đến hàng chục nghìn (thậm trí hàng triệu) mailbox. Hệ thống không cần nhiều tài nguyên, một máy ảo AWS m4.xlarge (4 core CPU, 16GB RAM) có thể dễ dàng đáp ứng cho vài nghìn mailbox, cung cấp đáp ứng phản hồi tức thì trên giao diện web. Office365 đôi khi phản hồi chậm.  Microsoft đang đầu tư để cải thiện việc này, và hiện tại người dùng vẫn khó chịu khi tốc độ phản hồi trên giao diện web chậm vài phần giây lập đi lập lại.

Tính tương thích

Zimbra hỗ trợ EWS (Exchange Web Service), Exchange Activesync, CalDAV và CardDAV, IMAP, POP, v.v... bạn có thể truy cập email từ bất cứ đâu trên bất cứ phương tiện nào mà không có vấn đề gì.

Ngược lại, Office365 hỗ trợ sự tương thích của lịch (Calendar) thông qua việc export định kỳ lịch làm việc dưới dạng file .ics. Điều này có nghĩa là bạn phải tải về và import một file Office365 ics mỗi lần bạn cập nhật lịch làm việc từ thiết bị/ứng dụng mà không sử dụng Outlook hoặc giao diện Web Office365.

Mã nguồn mở

Tất cả các thành phần chính và quan trọng của Zimbra là mã nguồn mở. Trên thế giới, rất nhiều chính phủ và công ty có chính sách ưu tiên mã nguồn mở. Công ty Synacor đã sử dụng zimbra để hosting hàng triệu mailbox tại Mỹ rất lâu trước khi Office365 ra đời.

Kết luận

Có thể nói rằng, cuối cùng Microsoft là một hệ sinh thái, vì vậy nếu công ty của bạn đã bỏ tiền đầu tư vào hệ sinh thái Microsoft rồi thì có lẽ Office365 là lựa chọn tốt nhất.

Ngược lại, Zimbra đem lại cho bạn khả năng tự do trong lựa chọn (Freedom).